IT業務の属人化を解消する方法
「あの人がいないと何もわからない」—IT業務の属人化が招く経営リスク
「うちのIT担当が辞めたら、会社が回らなくなる」
こんな不安を抱えている経営者の方は少なくありません。実際、中小企業の約7割がIT業務の属人化問題を抱えているというデータもあります。
- システムの管理者パスワードを知っているのは一人だけ
- サーバーのメンテナンス方法がドキュメント化されていない
- 業務システムのカスタマイズ履歴が担当者の頭の中にしかない
- 外部ベンダーとの連絡窓口が特定の社員に集中している
これらは決して珍しい状況ではありません。むしろ、多くの企業で「当たり前」になってしまっている現実です。
しかし、この「当たり前」こそが、企業の成長を阻害し、いざというときに大きな損失をもたらす原因となっているのです。
IT担当者の突然の退職—その時、会社に何が起きるか
「まさかうちの担当者が急に辞めるなんて」
そう思われるかもしれません。しかし、人材の流動化が進む現代において、突然の退職は決して珍しいことではありません。
実際に起きた「属人化」による損失事例
ある製造業の中小企業では、10年以上勤務していたIT担当者が病気で突然退職。その結果、以下のような事態に陥りました。
- 基幹システムが2週間停止：パスワードやアクセス権限の情報が共有されておらず、復旧に時間を要した
- 外部業者への緊急依頼で500万円超の出費：通常であれば社内で対応できた作業を、割高な緊急対応で依頼せざるを得なかった
- 取引先への納品遅延：システム停止により受発注業務が滞り、信用問題に発展
この企業の年商は約5億円。たった一人の退職がきっかけで、売上の1%以上に相当する損失が発生したのです。
「うちは大丈夫」という思い込みの危険性
「うちの担当者は長年勤めているから大丈夫」 「引き継ぎの時間は十分にあるはず」
このような楽観的な見方は、経営判断として非常に危険です。
退職は「2週間前の申し出」で法的には問題ありません。また、病気や事故、家庭の事情など、本人の意思とは関係なく突然業務を離れざるを得ないケースも存在します。
経営者として考えるべきは、「いつか起きるかもしれないリスク」ではなく、「いつ起きてもおかしくないリスク」として属人化問題を捉えることです。
この記事でわかること—属人化を解消し、持続可能なIT体制を構築する方法
本記事では、IT業務の属人化を根本から解消し、誰が抜けても業務が止まらない体制を構築する方法をお伝えします。
属人化解消の解決策
具体的には、以下の内容を解説します。
- 属人化が発生するメカニズムと、なぜ「気づいたら手遅れ」になりやすいのか
- 社内だけで解決しようとすることの限界
- 外部パートナーを活用した「脱・属人化」の具体的ステップ
- コスト面でも有利になる持続可能なIT体制の構築方法
結論から申し上げると、IT業務の属人化を解消する唯一の方法は、「特定の個人に依存しない仕組み」を外部の力を借りて構築することです。
なぜ属人化は「自然発生」するのか—構造的な問題を理解する
属人化問題を解決するためには、まずなぜ属人化が起きるのかを理解する必要があります。
属人化が進む3つの構造的要因
1. 中小企業におけるIT人材の構造的不足
大企業であれば複数名のIT担当者を配置できますが、中小企業では「IT担当は一人」というケースがほとんどです。そもそも複数名体制を取れない以上、属人化は構造的に避けられません。
2. 「できる人に仕事が集中する」法則
IT業務に限らず、仕事ができる人には自然と仕事が集中します。IT担当者が優秀であればあるほど、様々な業務を任されるようになり、その人でなければわからない領域が拡大していきます。
3. ドキュメント化のインセンティブがない
日々の業務に追われる中で、「自分の仕事をドキュメント化する」という作業は後回しにされがちです。担当者本人にとっては、ドキュメント化しなくても業務は回るため、優先度が上がりません。
「引き継ぎすれば大丈夫」という誤解
「担当者が辞めるときに引き継ぎをすればいい」
この考え方には大きな落とし穴があります。
まず、10年分の知識や経験を2週間〜1ヶ月で引き継ぐことは物理的に不可能です。また、引き継ぎを受ける側にも一定のITスキルが必要ですが、そもそもそのような人材がいれば属人化は発生していません。
さらに、退職者のモチベーションの問題もあります。すでに次の職場が決まっている状況で、完璧な引き継ぎ資料を作成することを期待するのは現実的ではありません。
属人化解消の具体的ステップ—外部パートナー活用のすすめ
属人化問題を根本的に解決するには、「社内の特定個人に依存しない体制」を構築する必要があります。そのための最も効果的な方法が、外部パートナーの活用です。
属人化解消のステップ
ステップ1：現状のIT資産・業務の棚卸し
まず、自社のIT環境を可視化することから始めます。
- 利用しているシステム・サービスの一覧
- 各システムの管理者情報（ID、パスワード、権限）
- 定期的に発生するメンテナンス業務
- 外部ベンダーとの契約状況
この棚卸し作業自体を外部パートナーに依頼することで、客観的な視点でIT環境を整理できます。社内担当者だけでは「当たり前すぎて見落としている」項目も、外部の目であれば発見できます。
ステップ2：ドキュメント化と標準化
棚卸しの結果をもとに、業務のドキュメント化と標準化を進めます。
ポイントは、「IT担当者でなくても理解できるレベル」でドキュメントを作成することです。専門用語を多用した資料では、結局読める人が限られてしまいます。
外部パートナーを活用するメリットは、ここでも発揮されます。社内の「暗黙知」を、第三者が理解できる「形式知」に変換する作業は、むしろ社外の人間の方が得意とするところです。
ステップ3：運用体制の分散化
ドキュメント化が完了したら、実際の運用体制を見直します。
- 日常的なシステム監視・メンテナンスの外部委託
- トラブル発生時の一次対応窓口の設置
- 定期的なセキュリティチェックの実施
これらを外部パートナーに任せることで、社内担当者の負担を軽減しつつ、「誰かが抜けても止まらない」体制を構築できます。
なぜ「外部パートナー」なのか—3つの理由
理由1：継続性の担保
個人に依存せず、組織として対応するため、担当者の交代があってもサービスは継続します。社内で人を増やすよりも、継続性という観点では外部委託の方が優れています。
理由2：専門性の確保
IT技術は日進月歩で進化しています。社内で専門人材を育成・維持するコストと比較して、外部の専門家を活用する方が、常に最新の知見を取り入れられます。
理由3：コストの最適化
正社員を一人雇用する場合、給与だけでなく社会保険料、教育費、福利厚生費などを含めると年間600〜800万円程度のコストがかかります。外部委託であれば、必要な分だけのコストで済むため、中小企業にとっては経済合理性も高い選択です。
属人化解消がもたらす経営メリット
属人化を解消することで得られるメリットは、「リスク回避」だけではありません。
メリット1：経営者の時間創出
IT関連のトラブルや相談が、すべて経営者のところに来ていませんか？外部パートナーを活用することで、IT関連の窓口を明確にし、経営者は本来の仕事に集中できます。
メリット2：成長投資への資源集中
IT担当者の採用・育成にかかるリソースを、本業の成長投資に振り向けることができます。特に中小企業においては、限られたリソースをどこに集中させるかが成長の鍵となります。
メリット3：DX推進の加速
属人化が解消され、IT環境が可視化されることで、次のステップである「DX推進」にも取り組みやすくなります。現状が把握できていない状態では、デジタル化の優先順位も付けられません。
弊社でも月額制でDX推進をサポートするサービスを提供していますが、実際にご相談いただく企業の多くが、まず「属人化の解消」からスタートされています。土台を整えることで、その後のDX施策もスムーズに進むためです。
こんな企業様におすすめ—属人化解消に今すぐ取り組むべきケース
以下に当てはまる企業様は、属人化リスクが高い状態です。早急な対策をおすすめします。
- IT担当者が1名しかおらず、その人が長期間同じ業務を担当している
- システムのパスワードや設定情報が特定の担当者しか把握していない
- IT担当者の退職や異動を想定した引き継ぎ計画がない
- 業務システムのトラブル時、社内で対応できる人が限られている
- IT関連の外部ベンダーとの窓口が一人に集中している
なぜ「今すぐ」なのか
属人化対策は、問題が顕在化してからでは遅いのです。
担当者が辞めてから慌てて外部業者を探しても、緊急対応となるため割高になります。また、十分な引き継ぎがないまま対応を依頼することになり、品質面でもリスクが生じます。
平時のうちに体制を整えておくことで、いざというときのダメージを最小化できます。これは保険と同じ考え方です。事故が起きてから保険に入ることはできません。
まとめ—属人化解消は「コスト」ではなく「投資」
まとめ：持続可能なIT体制の構築
本記事では、IT業務の属人化がもたらすリスクと、その解消方法について解説しました。
要点をまとめます：
- IT業務の属人化は、中小企業において構造的に発生しやすい問題
- 突然の退職により、数百万円規模の損失が発生するリスクがある
- 「引き継ぎをすれば大丈夫」という考えは危険
- 解決策は、外部パートナーを活用した「特定個人に依存しない体制」の構築
- 属人化解消は、リスク回避だけでなく、コスト最適化やDX推進にも寄与する
属人化対策にかかる費用は、「コスト」ではなく「投資」です。問題が起きてから対応する費用と比較すれば、事前に体制を整えておく方がはるかに経済的です。
まずは現状把握から始めてみませんか？
弊社では、IT環境の棚卸しから運用体制の構築まで、一貫したサポートを提供しています。「自社のIT体制に不安がある」「属人化のリスクを把握したい」という方は、お気軽にご相談ください。
現状の課題を整理し、御社に最適な解決策をご提案いたします。
