スマートロック導入で鍵の受け渡しをゼロに！入退室管理を自動化する方法
「鍵どこですか？」——そのやり取り、まだ続けますか？
「合鍵を作ったけど、誰に渡したかわからなくなった」「退職者の鍵を回収し忘れていた」「清掃業者が来るたびに鍵を受け渡ししている」——オフィスやレンタルスペースを運営していると、こんな場面に心当たりはありませんか？
物理的な鍵の管理は、想像以上に手間とリスクを生みます。総務省の調査によると、中小企業の約40%が「鍵の管理体制に課題を感じている」と回答しています。鍵の紛失・複製・受け渡しの手間は、セキュリティリスクだけでなく、毎日の業務を地味に圧迫するコストでもあるのです。
さらに、誰がいつ入退室したかを把握できていない企業も少なくありません。紙の入退室記録簿に手書きで記入する運用は、記入漏れが発生しやすく、万が一のセキュリティインシデント時に証跡として機能しないリスクがあります。
鍵のトラブル、「うちだけじゃない」と思っていませんか？
物理鍵にまつわる悩みは、どの企業でも「あるある」です。
- 早朝出勤の社員のために、鍵を持っている人が毎回先に来なければならない
- 外部の清掃業者や配送業者に鍵を渡すとき、その都度立ち会いが必要
- シリンダー交換のたびに1箇所2〜3万円のコストが発生する
- 「鍵を忘れた」で始まる朝のドタバタが月に何度もある
「まあ、どこもこんなものでしょ」と思っている方も多いかもしれません。しかし、こうした小さなストレスの積み重ねが、年間で数十時間の業務ロスになっていることも珍しくありません。
仮に鍵の受け渡し・管理に1日平均10分を費やしているとすると、年間で約40時間。時給換算すれば、それだけで数万円〜十数万円相当のコストが見えない形で消えているのです。
この記事で解決できること
この記事では、スマートロックの導入によって物理鍵の受け渡しをなくし、入退室管理を自動化する具体的な方法を解説します。
スマートロックによる課題解決の全体像
「どの製品を選べばいいのか」「既存のドアに後付けできるのか」「勤怠管理と連携できるのか」といった実務的な疑問にも、具体的な製品名と手順を交えてお答えします。
ITの専門知識がなくても導入できるよう、ステップバイステップで進めていきましょう。
ステップ1：自社に合ったスマートロックを選ぶ
法人向けスマートロックの主要製品を比較
まずは、法人利用で実績のある主要スマートロック製品を比較してみましょう。
| 製品名 | 初期費用 | 月額費用 | 取付方式 | 入退室ログ | 特徴 |
|---|---|---|---|---|---|
| Akerun | 0円 | 約17,500円〜/台 | 貼り付け型 | あり | API連携が豊富、勤怠連携に強い |
| SESAME 5 | 約5,000円/台 | 0円 | 貼り付け型 | あり | 低コスト、個人〜小規模向け |
| RemoteLOCK | 約50,000円〜/台 | 約1,500円〜/台 | 交換型 | あり | テンキー付き、レンタルスペース向け |
| bitlock PRO | 0円 | 約5,000円〜/台 | 貼り付け型 | あり | NFC対応、社員証連携可 |
| ALLIGATE | 要問合せ | 要問合せ | 交換型 | あり | 大規模オフィス向け、入退室管理特化 |
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選び方のポイント
小規模オフィス（〜20名）であれば、初期費用を抑えられるAkerunやbitlock PROが導入しやすいです。サブスクリプション型なので、合わなければ解約も容易です。
レンタルスペースや民泊であれば、暗証番号（ワンタイムパスワード）でゲストを受け入れられるRemoteLOCKが最適です。利用者ごとに異なる暗証番号を発行し、利用期間が過ぎれば自動で無効化されます。
コストを最小限に抑えたいなら、SESAME 5が圧倒的です。本体価格が約5,000円で月額費用はかかりません。ただし、法人向けの管理機能やAPI連携は限定的です。
取付方式の確認
導入前に必ず確認したいのが、今のドアに取り付け可能かどうかです。
- 貼り付け型（Akerun、SESAME、bitlock）：既存のサムターン（つまみ）の上に両面テープで貼り付け。工事不要で原状回復も簡単。賃貸オフィスでもOK
- 交換型（RemoteLOCK、ALLIGATE）：既存のシリンダーを丸ごと交換。安定性は高いが工事が必要。管理会社への確認が必要
賃貸オフィスの場合は、まず貼り付け型から検討するのがおすすめです。
ステップ2：導入から初期設定までの流れ
Akerunを例にした導入手順
ここでは法人利用で特に人気の高いAkerunを例に、導入の流れを具体的に見ていきます。
1. 適合診断を受ける
Akerunの公式サイトからドアの写真を送ると、取り付け可能かどうかを無料で診断してもらえます。サムターンの形状やドアの厚みによっては取り付けられない場合があるため、必ず事前に確認しましょう。
2. 機器を受け取り、貼り付ける
届いた機器を両面テープでサムターンに被せるように貼り付けます。所要時間は約10〜15分。ドライバーも電気工事も不要です。
3. 管理画面でユーザーを登録する
Web管理画面（Akerun Manager）にログインし、社員のメールアドレスを登録します。登録された社員は、スマートフォンアプリまたはICカードで解錠できるようになります。
4. 解錠方法を設定する
| 解錠方法 | 対応端末 | メリット |
|---|---|---|
| スマホアプリ | iOS / Android | アプリ1つで完結 |
| ICカード（NFC） | Suica・社員証など | スマホ不要、タッチで解錠 |
| ゲスト用URL | ブラウザ | 一時的な来客対応に便利 |
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5. 入退室ログを確認する
設定が完了すれば、誰が・いつ・どのドアを解錠したかがリアルタイムで記録されます。管理画面からCSVでエクスポートすることもできます。
ステップ3：入退室ログを勤怠管理・セキュリティに活用する
クラウド勤怠システムとの連携
スマートロックの真価は、入退室ログを他の業務システムと連携させることで発揮されます。
たとえばAkerunは、以下の勤怠管理システムとAPI連携が可能です。
- ジョブカン勤怠管理：入退室ログを打刻データとして自動取得
- KING OF TIME：Akerunの解錠記録を出退勤時刻として連携
- freee人事労務：入退室データを勤怠記録に反映
この連携を設定すると、社員がスマートロックで解錠した瞬間に自動で出勤打刻されます。「タイムカードの押し忘れ」「打刻修正の申請」といった地味な手間がなくなり、勤怠データの精度も向上します。
セキュリティログとしての活用
入退室ログは、勤怠管理だけでなくセキュリティ対策としても重要です。
- 深夜・休日の不正入室を検知：営業時間外のアクセスをアラートで通知
- 退職者のアクセス権を即時削除：管理画面からワンクリックで無効化。鍵の回収漏れリスクがゼロに
- 監査対応の証跡：ISMS（ISO 27001）やPマーク取得時に、入退室記録が求められるケースに対応
物理鍵では「鍵を返してもらったかどうか」しか管理できませんが、スマートロックならアクセス権限をリアルタイムで制御できます。
スマートロック導入の3ステップ
ステップ4：運用ルールを整備して定着させる
導入して終わりにしない
スマートロックを設置しただけでは、効果は半減します。運用ルールを明文化し、社内に周知することが定着のカギです。
具体的には、以下のようなルールを整備しましょう。
アクセス権限の管理ルール
- 新入社員の登録は入社日の前営業日までに完了させる
- 退職者のアクセス権は最終出勤日に削除する
- 外部業者のアクセスは期間限定（ワンタイム）で発行する
緊急時の対応フロー
- スマホの電池切れ時 → 共用ICカードを受付に常備
- 通信障害時 → 手動解錠の手順を掲示
- 機器故障時 → サポート連絡先と暫定対応を明記
定期メンテナンス
- 電池残量の確認（3〜6ヶ月ごと。管理画面で残量表示あり）
- アクセス権限の棚卸し（四半期ごとに在籍者リストと照合）
- ファームウェアの更新確認
Google カレンダーやSlackとの連携で通知を自動化
運用を楽にするには、通知の自動化も有効です。
たとえば、Akerunの入退室ログをZapierやMake（旧Integromat）を使ってSlackに自動通知すれば、「誰が出社しているか」をリアルタイムで共有できます。設定はノーコードで完結するので、プログラミング知識は不要です。
また、ゲスト用のアクセス権発行をGoogleカレンダーの予定と連動させれば、来客対応の前日に自動で一時パスワードを発行し、招待メールを送る——といった運用も可能です。
こんな方は今すぐスマートロックの導入を検討してください
- 物理鍵の受け渡しや管理に毎日時間を取られている方
- 退職者の鍵回収漏れやセキュリティリスクに不安を感じている方
- レンタルスペースや民泊で、ゲストへの鍵の受け渡しを無人化したい方
- 勤怠管理の打刻ミスや修正作業を減らしたい方
- ISMS・Pマーク取得に向けて入退室管理の記録体制を整えたい方
スマートロックの導入は、単なる「鍵のデジタル化」ではありません。入退室管理・勤怠管理・セキュリティ対策を一気に改善できる、費用対効果の高いDX施策です。
特に社員数が10〜50名規模の企業は、導入効果を実感しやすいボリュームゾーンです。月額費用も1万円台から始められるため、まずは1箇所のドアで試験導入してみるのがおすすめです。
「スマートロックだけでなく、勤怠管理や社内システムとの連携もまとめて整備したい」という場合は、私たちの月額制の自社DX推進部もご活用いただけます。ツールの選定から初期設定、運用ルールの整備まで、まるごとサポートしています。
まとめ
スマートロック導入による業務改善のまとめ
スマートロックを導入することで、物理鍵にまつわる手間とリスクを一掃できます。今回のポイントをおさらいしましょう。
- 製品選定 → オフィス規模・取付方式・予算に合わせてAkerun・SESAME・RemoteLOCKなどから選ぶ
- 導入・初期設定 → 貼り付け型なら工事不要で即日利用開始。ユーザー登録と解錠方法を設定
- 勤怠・セキュリティ連携 → 入退室ログを勤怠管理システムに自動連携し、打刻作業をゼロに
- 運用ルール整備 → アクセス権限の管理ルールと緊急時フローを明文化して定着させる
「鍵の受け渡し」という日常の小さなストレスをなくすことが、オフィス全体のDXを前に進める第一歩になります。まずはお使いのドアにスマートロックが取り付けられるか、適合診断から始めてみてください。
「どの製品が自社に合うかわからない」「勤怠システムとの連携方法を相談したい」という方は、お気軽にお問い合わせください。現状のヒアリングから最適なプランのご提案まで、無料でお受けしています。
