ひとり情シスの突然の休職・退職リスクをヘッジするBCP対策
「明日から来られません」——その一言で会社が止まる
「情シスの田中さん、体調不良で当面休職することになりました」
ある月曜日の朝、そんな連絡が入ります。
社内のWi-Fiが繋がらない。新入社員のアカウントが作れない。基幹システムにエラーが出ている。VPNの接続方法がわからない——。
普段は「田中さんに聞けば何とかなる」で済んでいたことが、すべて宙に浮きます。
これが「ひとり情シス」を抱える企業の現実です。
日本の中小企業の多くは、IT担当者が1人しかいない、いわゆる「ひとり情シス」体制です。その1人が突然休職したり、退職したりしたとき、会社のIT業務は完全にストップします。
「うちは大丈夫」と思っている経営者の方。本当にそうでしょうか。
ひとり情シスのリスクは「いつ爆発するかわからない時限爆弾」
ひとり情シスの問題点は、平時には顕在化しないことです。
担当者が元気に働いている限り、何の問題もないように見えます。しかし、人間である以上、いつ何が起きるかわかりません。
- 突然の病気・怪我：心筋梗塞、交通事故、うつ病......
- 家庭の事情：介護、看病、家族の急病......
- 退職：転職、独立、人間関係のトラブル......
これらは予測できません。しかし、確率的には必ず起きることです。
経営者として、「起きてから考える」では遅いのです。
属人化のコストを計算していますか？
ひとり情シスの問題を放置するコストを、冷静に計算してみましょう。
担当者が1ヶ月不在になった場合の想定被害
| 項目 | 影響 | 概算コスト |
|---|---|---|
| ヘルプデスク業務停止 | 社員の生産性低下 | 50〜100万円 |
| システム障害対応遅延 | 業務停止リスク | 数十〜数百万円 |
| 新規IT施策の停止 | 機会損失 | 測定不能 |
| セキュリティ監視停止 | 事故リスク上昇 | 測定不能 |
| 退職の場合の採用コスト | 採用・育成費用 | 200〜500万円 |
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さらに深刻なのは「見えないコスト」です。
担当者の頭の中にしかない情報——サーバーの設定内容、ベンダーとの契約状況、過去のトラブル対応履歴......これらが失われることの損害は、金額では測れません。
その不安、私たちも感じていました
「わかってはいるけど、どうすればいいかわからない」
そう思われる経営者の方も多いでしょう。
ひとり情シスの問題は、多くの中小企業が抱える構造的な課題です。
- IT人材の採用は年々難しくなっている
- 2人目を雇う予算はない
- 外注するにしても、何を頼めばいいかわからない
- そもそも、担当者が忙しすぎて引き継ぎ資料も作れない
「このままではマズい」と思いながら、日々の業務に追われて対策が後回しになる——これは多くの企業に共通する悩みです。
担当者自身も限界を感じている
ひとり情シスの担当者に話を聞くと、こんな声が返ってきます。
「休みたくても休めない。自分が休んだら会社が止まるから」
「有給なんて取ったことない。取れるわけがない」
「もし自分が事故にあったら、と思うと怖い。でも、どうしようもない」
「正直、もう限界。転職を考えている」
担当者の善意と責任感だけで回っている状態は、持続可能ではありません。それは経営ではなく、ギャンブルです。
BCP（事業継続計画）としてのIT体制整備
解決策
ひとり情シス問題は、BCP（事業継続計画）の観点から対策すべき経営課題です。
BCPとは、災害や事故などの緊急事態が発生したときに、事業を継続するための計画のこと。地震や台風への備えと同じように、「IT担当者の不在」という緊急事態にも備えるべきです。
では、具体的にどのような対策を取ればいいのでしょうか。
経営者として検討すべき4つのアプローチを解説します。
対策1：ドキュメント化・標準化を徹底する
最も基本的かつ重要な対策は、担当者の頭の中にある情報を「見える化」することです。
作成すべきドキュメント
- システム構成図：サーバー、ネットワーク、クラウドサービスの全体像
- アカウント・パスワード管理表：管理者権限を持つアカウントの一覧
- ベンダー連絡先リスト：保守契約先、緊急連絡先
- 業務手順書：日常的な作業の手順（バックアップ確認、ユーザー追加など）
- トラブル対応マニュアル：過去に発生した問題と解決方法
- 契約・ライセンス管理表：更新期限、契約内容
現実的な進め方
「ドキュメント作成の時間がない」という声もあるでしょう。
しかし、これは投資対効果の高い業務です。いざというときの混乱を防ぎ、日常業務の効率化にもつながります。
現実的には、以下のような進め方がおすすめです。
- 週に30分だけ、ドキュメント作成の時間を確保する
- 日々の作業をその場でメモする習慣をつける
- 外部の専門家に協力を仰ぐ——現状整理から支援してもらう
対策2：IT人材を複数名体制にする
「ひとり」を「複数名」にすれば、リスクは大幅に軽減されます。
選択肢と比較
| 選択肢 | 初期コスト | 継続コスト | 効果 |
|---|---|---|---|
| 正社員を採用 | 高い（採用難） | 高い（年収400〜600万円） | 高い |
| 派遣・契約社員を活用 | 中程度 | 中程度 | 中程度 |
| 兼務者を育成 | 低い | 低い | 限定的 |
| 外部パートナーと契約 | 低い | 中程度 | 高い |
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正社員採用の現実
IT人材の採用市場は、売り手市場が続いています。特に中小企業にとって、優秀なエンジニアを採用するのは年々困難になっています。
採用できたとしても、1人追加するだけでは「ふたり情シス」になるだけ。根本的なリスク分散にはなりません。
また、新しく採用した人が既存の担当者から知識を引き継ぐまでに時間がかかるという問題もあります。引き継ぎ完了前に元の担当者が退職してしまえば、状況は変わりません。
対策3：外部パートナーとの協業体制を構築する
最も現実的かつ効果的なアプローチが、外部の専門家と継続的な協業体制を築くことです。
提案
外部パートナー活用のメリット
1. 属人化リスクの分散
社内の担当者だけでなく、外部にも「自社のIT環境を理解している人」がいる状態を作れます。担当者が不在になっても、外部パートナーが対応できます。
2. 専門知識へのアクセス
ひとり情シスの担当者は、すべての分野の専門家ではありません。セキュリティ、クラウド、ネットワーク......外部パートナーを通じて、幅広い専門知識にアクセスできます。
3. コストの最適化
2人目の正社員を雇うより、外部パートナーと契約する方が、多くの場合コストを抑えられます。必要なときに必要なだけリソースを使えるからです。
4. 担当者の負担軽減
外部に相談できる相手がいることで、担当者の精神的負担も軽減されます。「自分ひとりで抱え込まなくていい」という安心感は大きいものです。
単発外注と継続契約の違い
「外部に頼む」と言っても、単発の外注と継続的なパートナーシップは全く異なります。
| 単発外注 | 継続パートナーシップ | |
|---|---|---|
| 自社理解 | 毎回ゼロから説明 | 自社環境を熟知 |
| 対応スピード | 都度調整が必要 | すぐに対応可能 |
| 緊急時対応 | 契約にない | カバー可能 |
| コスト | 都度見積もり | 予測可能 |
| 長期的効果 | 限定的 | ノウハウ蓄積 |
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BCPの観点からは、いざというときに頼れる関係性を事前に構築しておくことが重要です。
こうしたニーズに応えるため、アイカでは月額制で自社にDX推進部を構築するサービスを提供しています。ひとり情シスのバックアップとして、IT環境の整備・運用を継続的にサポートいたします。
対策4：クラウド化・外部サービス活用で属人化を減らす
ITシステム自体を、属人化しにくい構成に変えていくという発想も重要です。
オンプレミスからクラウドへ
自社サーバーを運用している場合、その管理には専門知識が必要です。サーバーの設定、バックアップ、障害対応......担当者しかわからないことが多くなりがちです。
クラウドサービスを活用すれば、こうした運用負荷を大幅に減らせます。
- メールサーバー → Microsoft 365、Google Workspace
- ファイルサーバー → SharePoint、Google Drive、Box
- 社内システム → クラウド型SaaS
クラウドサービスは、障害対応やセキュリティアップデートがベンダー側で行われるため、担当者の負担が軽減されます。
マネージドサービスの活用
自社で運用するのではなく、**運用まで含めて外部に任せる「マネージドサービス」**の活用も検討に値します。
- ネットワーク監視
- セキュリティ監視（SOC）
- バックアップ運用
- ヘルプデスク
これらを外部に委託することで、担当者不在時のリスクを軽減できます。
こんな経営者様は今すぐ対策を
以下のような状況に心当たりがあれば、今すぐBCP対策を検討すべきです。
- IT担当者が1人しかいない（ひとり情シス状態）
- 担当者が長期休暇を取れない・取らない
- 担当者の頭の中にしかない情報が多い
- 「担当者が辞めたらどうしよう」と不安に思ったことがある
- 過去に担当者の不在時にトラブルが起きたことがある
「今は大丈夫」は危険信号
「今のところ問題ない」と思っているなら、それはたまたま運が良いだけかもしれません。
地震が来る前に備えるのと同じです。問題が起きてから慌てても遅いのです。
特に、担当者が「休めない」「休まない」状況は要注意です。それは、すでに担当者の善意だけで回っている危うい状態だということを意味します。
担当者が疲弊して退職してしまえば、「休ませなかった」コストは何倍にもなって返ってきます。
まとめ：経営者として「人に依存しない体制」を作る
まとめ
この記事のポイントをまとめます。
ひとり情シスは経営リスク
- 担当者の休職・退職で業務が止まる
- 属人化による「見えないコスト」が蓄積
- 担当者の善意に依存した持続不可能な状態
BCP対策として取り組むべき4つのアプローチ
- ドキュメント化・標準化の徹底
- IT人材の複数名体制化
- 外部パートナーとの協業体制構築
- クラウド化・外部サービス活用
経営者として意識すべきこと
- 「今は大丈夫」は危険信号
- 問題が起きてからでは遅い
- 担当者を守ることは会社を守ること
ひとり情シス体制は、「コスト削減」ではなく「リスク放置」です。
正社員をもう1人雇うのが難しいなら、外部パートナーとの協業を検討してください。月額数万円〜数十万円の投資で、「担当者が倒れても会社は止まらない」安心を手に入れることができます。
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