ひとり情シスが「やらなくていい仕事」を切り分けるチェックリスト20項目

全部やろうとして、全部が中途半端になっていませんか？

「PC のセットアップをお願い」「Wi-Fi が繋がらないんだけど」「このExcelマクロ直して」「セキュリティ対策どうなってる？」——。

ひとり情シスの1日は、こんな依頼の嵐で始まります。

ネットワーク管理、ヘルプデスク、セキュリティ対策、ベンダー折衝、社内システムの開発・保守……。本来なら5人で分担するような仕事を、たった1人で抱えている。「やらなきゃいけないこと」が多すぎて、「本当にやるべきこと」が見えなくなっているのが、ひとり情シスの最大の問題です。

そして、この状態が続くと何が起きるか。属人化です。

あなたの頭の中にしかないナレッジ、あなたしか触れないシステム、あなたが辞めたら誰もわからない設定——。会社にとっての退職リスクは、日に日に膨らんでいきます。

「全部自分でやるしかない」は思い込みかもしれない

ひとり情シスの方に「業務を手放しませんか？」と提案すると、多くの場合こう返ってきます。

「自分がやらないと回らないんです」

その気持ちは痛いほどわかります。実際、周囲にITがわかる人がいない環境で、すべてを背負ってきたのはあなたです。責任感が強いからこそ、手放すことに不安を感じる。

しかし、冷静に業務を棚卸ししてみると、「情シスがやる必要のない仕事」が全体の3〜4割を占めているケースは珍しくありません。

他部署の社員でもできる作業を、「IT っぽいから」と引き受けている
本来はベンダーのサポート範囲なのに、自分で調べて対応している
手作業で繰り返している定型業務を、自動化できることに気づいていない
過去の経緯で引き継いだだけの、もはや不要な業務を続けている

「自分がやるしかない」と「自分がやるべき」は、まったく別の話です。

この記事で「手放すべき仕事」が明確になります

本記事では、ひとり情シスの業務を**「やるべき仕事」と「やらなくていい仕事」に切り分ける20項目のチェックリスト**を提供します。

このチェックリストを使えば、以下のことが実現できます。

属人化の解消：自分にしかできない仕事を構造的に減らせる
退職リスクの低減：引き継ぎ可能な状態を日常的に作れる
本来の情シス業務への集中：戦略的なIT投資やセキュリティ強化に時間を使える

やらなくていい仕事を切り分ける解決策

ひとり情シスの「やらなくていい仕事」チェックリスト20項目

以下の20項目に当てはまる業務は、今のあなたがやる必要のない仕事です。「やっている」「やっていない」ではなく、**「これは本当に自分がやるべきか？」**という視点で確認してください。

カテゴリ1：他の人に任せられる仕事

✅ 1. PCの初期セットアップを毎回手作業でやっている

手順書を作成すれば、総務や各部署のリーダーでも対応できます。キッティング手順をマニュアル化し、情シスは「手順書の更新」だけを担当しましょう。

✅ 2. プリンターの紙詰まり・トナー交換に対応している

これはIT業務ではありません。各フロアの担当者を決めて対応マニュアルを共有すれば、情シスが呼ばれる必要はなくなります。

✅ 3. Officeソフトの使い方を個別にレクチャーしている

「Excelの関数がわからない」「Wordのレイアウトが崩れた」——こうした問い合わせは、社内FAQ や動画マニュアルで対応できます。問い合わせの多いものからFAQ化していきましょう。

✅ 4. 会議室のディスプレイ接続トラブルに毎回駆けつけている

接続手順をディスプレイ横に掲示し、各部署に「会議室IT担当」を1人設けるだけで、呼び出しは激減します。

✅ 5. パスワードリセットを手動で対応している

セルフサービスパスワードリセット（SSPR）を導入すれば、この作業はゼロにできます。Microsoft 365 や Google Workspace には標準機能として備わっています。

カテゴリ2：ベンダーやサービスに任せるべき仕事

✅ 6. 複合機の障害対応を自分で調査・修理している

複合機の保守はリース会社やメーカーの仕事です。「まず自分で見てみよう」をやめて、障害が起きたら即ベンダーに連絡するフローに変えましょう。

✅ 7. ネットワーク機器のファームウェア更新を手動で行っている

保守契約にファームウェア更新が含まれていないか確認してください。含まれていなくても、自動更新機能を持つ機器への買い替えを検討する価値があります。

✅ 8. クラウドサービスの障害時に自力で原因調査している

SaaS の障害はベンダー側の問題です。ステータスページを確認して「現在障害が発生しています」と社内周知すれば、あなたの仕事は終わりです。

✅ 9. 業務アプリのカスタマイズ要望に毎回応えている

「この画面にボタンを追加して」「このレポートの項目を変えて」——こうしたカスタマイズは、ベンダーのサポートや有償カスタマイズとして依頼すべきです。情シスが直接コードを触ると、属人化の温床になります。

✅ 10. サーバーの物理的な監視（ランプ確認・異音チェック）を行っている

オンプレミスサーバーの監視は、監視ツールやクラウド移行で解決できます。「目視確認」は情シスの仕事ではありません。

カテゴリ3：自動化・仕組み化で不要にできる仕事

✅ 11. 社員の入退社時のアカウント作成・削除を手作業でやっている

人事システムと連携した自動プロビジョニングを導入すれば、手作業は不要になります。少なくとも、チェックリスト化して総務と分担しましょう。

✅ 12. 定期的なバックアップを手動で実行している

自動バックアップを設定していないなら、最優先で対応すべきです。手動バックアップは「忘れる」リスクがある時点で、バックアップとして不完全です。

✅ 13. ソフトウェアライセンスの期限を手帳やExcelで管理している

IT資産管理ツールを導入すれば、更新時期のアラートを自動で受け取れます。手動管理は見落としの原因になるだけです。

✅ 14. 毎月同じ内容のレポートを手作業で作成している

BI ツールやスクリプトで自動化できるレポートに、毎月何時間もかけていませんか？一度仕組みを作れば、あとは確認するだけです。

✅ 15. Windows Update の適用状況を1台ずつ確認している

WSUS や Intune などの管理ツールを使えば、一括管理・一括確認が可能です。1台ずつ見て回る時代は終わりました。

業務整理のステップ

カテゴリ4：そもそもやめていい仕事

✅ 16. 使われていない社内システムの保守を続けている

「いつか使うかもしれない」で残しているシステムはありませんか？利用者がいないなら、停止してドキュメントだけ残しましょう。保守工数がゼロになります。

✅ 17. 全社員分のIT資産を定期的に目視棚卸ししている

IT資産管理ツールを導入し、自動インベントリ収集に切り替えましょう。年に1回の棚卸しで十分であり、それすらもツールがあれば半自動化できます。

✅ 18. 「念のため」で続けている二重・三重の確認作業

セキュリティチェックのつもりで行っている多重確認が、実は同じことを違う方法で確認しているだけ、ということはよくあります。チェックの目的と効果を見直しましょう。

✅ 19. 過去のやり方を踏襲しているだけの運用手順

「前任者がこうしていたから」という理由だけで続けている作業はありませんか？環境が変わっているなら、その手順自体が不要かもしれません。

✅ 20. すべてのIT関連の問い合わせに即時対応している

情シスは消防署ではありません。問い合わせの受付ルール（チケット制、対応時間の設定など）を整備し、「すぐやらなくていい問い合わせ」を仕組みで制御することが大切です。

こんな方は今すぐ業務の棚卸しを

上記のチェックリストで5項目以上に該当した方は、業務の見直しが急務です。

ひとり情シスとして3年以上同じ業務を続けている方：業務が固定化し、属人化が深刻化している可能性が高い
「自分が休んだら会社が止まる」と感じている方：それは責任感ではなく、組織のリスクです
退職や異動を考えているが、引き継ぎが不安な方：引き継ぎの難しさは、属人化の深さに比例します
本来やりたいIT戦略の仕事に手が回らない方：日々の「作業」に追われて「仕事」ができていない状態です

「いつかやろう」では、いつまでも変わりません。

属人化は時間が経つほど深刻になり、退職リスクは突然現実になります。チェックリストで「やらなくていい」と判断した業務から、1つずつ手放していきましょう。

なお、「業務の切り分けはできたが、自動化や仕組み化を進めるリソースがない」という場合は、外部のDX支援サービスを活用するのも有効な手段です。たとえば月額制の自社DX推進部のようなサービスを利用すれば、情シスの負担を増やさずに仕組み化を進めることができます。

まとめ

ひとり情シスが抱える業務過多と属人化の問題は、「やらなくていい仕事」を見極めることから解決が始まります。

本記事のチェックリスト20項目を振り返ります。

他の人に任せられる仕事（項目1〜5）：マニュアル化と権限委譲で手放す
ベンダーに任せるべき仕事（項目6〜10）：保守契約とサポートを活用する
自動化で不要にできる仕事（項目11〜15）：ツール導入で手作業をなくす
そもそもやめていい仕事（項目16〜20）：惰性で続けている業務を廃止する

まずは今日、自分の業務を20項目に照らし合わせてみてください。「やらなくていい」と判断した仕事を1つ手放すだけで、あなたの働き方は確実に変わります。

業務の棚卸しや仕組み化について相談したい方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。